意外にもケアマネとしての転職先を探すにあたって、事務員の配置はさほど重要視されない風潮があります。
その理由は事務員の配置されている事業所のほうが少ないから。
言い換えれば、事務員配置の価値が本当の意味で分かっていないケアマネの数が多いとも言えます。
ケアマネ未経験者は1回事務員が配置されている居宅介護支援事業所に転職してみてほしい。
二度と事務員のいない事業所に転職しようと思えなくなるほど、仕事がはかどりますよ。
事務員不要論
居宅介護支援事業所の事務員の仕事は、馴染みのないケアマネからすればある種ブラックボックス化されています。なのでこんな声が聞かれることもあります。
居宅介護支援事業所に事務員はいらない。代わりにモニタリングをしたり、ケアプランを作るわけじゃないでしょ？
利用者を担当するわけでもないのだから、ただただ人件費の無駄
こうした意見にも、一理あることは否定しません。
居宅介護支援事業所の収益は、基本的にケアマネが担当する利用者数に左右されます。そのため、利用者数が少なく、十分な収益を確保できていない事業所では、事務員の配置が経営を圧迫する要因になり得ます。
特に、ケアマネの在籍人数が少ない小規模事業所では、事務員一人分の人件費を負担することさえ難しいケースもあるでしょう。
では、事務員を配置しないことが、経営上の正しい選択なのでしょうか。
これは必ずしもそうは言えません。
事務員の人件費は、単なるコストなのか？
注目したいのは、国の介護事業所に対する方針です。
厚生労働省は介護事業所の経営改善に向けて、事業所の協働化・大規模化を推進しています。
その背景には、人材不足が深刻化するなかで、業務の効率化や経営基盤の強化を図り、介護サービスを安定して提供できる体制を整える狙いがあります。
居宅介護支援事業所においても、事業所の規模を拡大し、業務を効率化することは、経営を考えるうえで重要な視点です。
そして、ここで大きな役割を果たすのが事務員の存在です。
事務員は、確かに利用者を担当するわけではありません。ケアマネに代わってケアプランを作成したり、専門的なケアマネジメント業務を担ったりすることもできません。
しかし、ケアマネの仕事は、ケアプランの作成やモニタリングだけではありません。
書類の整理、郵送物の準備、電話の一次対応、請求に関する事務作業など、専門資格がなくても対応できる業務が数多く存在します。
こうした業務を事務員が担うことで、ケアマネは本来の専門業務に、より多くの時間を充てることができます。
つまり、事務員自身が直接介護報酬を生み出さなくても、ケアマネが収益を生み出すための時間を確保することに貢献できるのです。
もちろん、事務員を配置すれば必ず利益が増えるわけではありません。事務員に任せられる業務量が少なければ、人件費に見合う効果を得られない場合もあります。
しかし、ケアマネの人数が増え、事業所全体の事務作業が増加すれば、事務員を配置するメリットも大きくなっていきます。
事務員の人件費を単なるコストとして捉えるのか。それとも、ケアマネの業務効率を高めるための投資として捉えるのか。
この違いは、事業所の経営だけでなく、そこで働くケアマネの業務負担にも大きく関わってくるのです。
そのためケアマネ未経験者には、筆者は事務員が配置されている居宅介護支援事業所への転職をお勧めしています。
居宅介護支援事業所の事務員って何をするの？
居宅介護支援事業所のケアマネの仕事は、ケアマネのことについて調べるうえでおおむね理解されている方が多い一方、事務員の仕事について調べるケアマネはそうはいないでしょう。
法人としての業務以外の部分、ケアマネのサポート業務として一例ですが次のようなものがあります。
請求業務
月初の国保連への請求業務について、ケアマネが入力した実績を取りまとめて請求を行います。また実績入力の一部の補助や、ケアプランデータ連携システムでサービス事業所から送信されたデータを取り込むなどの作業を担う場合もあります。
請求に必要な介護ソフトの設定や、新規の居宅サービス事業所の情報の入力なども事務員が行う場合があります。
なんのこっちゃ？と思う方もいるかもしれませんが、事務員が業務として担っていてくれていると、ケアマネの月初の仕事量が軽減されます。
電話対応
事務員はケアマネと違い、利用者訪問が業務としてありません。そのため、事務所にかかってくる電話の対応を一部担う場合がほとんどです。
事務員の力量にもよりますが、並みのケアマネよりも若干難のある利用者側とのやり取り（あしらい方）が上手い方もいるため、そういった方が配置されているとケアマネの業務負担が大きく軽減されます。
事務作業に集中したい月末月初にも、事務員の配置のありがたみがよく分かります。
また事業所によっては、事業所の時間外の電話対応を一部になっている場合もあります。
提供票の送付
月後半の各サービス事業所への提供票の送付を事務員が業務として行うこともあります。
ケアプランデータ連携が徐々に広まっているものの、いまだにFAX文化が根強い業界ですので、この送付業務はケアマネが担っていると業務負担につながります。
毎月の必須業務のため、事務員が担っていると大変ありがたみを感じます。
庶務
- 来客対応：来訪者の案内、営業への対応。
- 書類・データ作成：各種データの入力、会議資料や社内文書の作成、ファイリング。
- 掲示：重要な告知の掲示。
- 備品・消耗品管理：文房具やコピー用紙などの在庫チェック・発注・補充。
- 小口現金・経費管理：部署内の切手代や交通費など少額の経費精算や管理。
- 郵便・その他：：郵便物の仕分け・発送、オフィス周辺の簡単な清掃など。
THE・事務です。
事務員の配置がない事業所はこれらをケアマネがしているんですよね？もしくはすべて管理者？
いずれにしても、誰かがやってくれると非常に嬉しい業務ばかりです。事務員配置の最大のメリットです。これらがない又は行う量が少ないだけで利用者を2人、3人プラスで担当できます。
事務員の業務は想像以上にケアマネの働き方を楽にする
事務員が担う業務は、一つひとつを見れば些細なものかもしれません。しかし、それらが積み重なれば、ケアマネの業務時間を大きく圧迫します。
事務員の存在は、想像以上にケアマネの働きやすさを左右するものです。
そのため、就職先を選ぶ際には、事務員が配置されているか、確認していたほうが無難です。
特に未経験者にとって、事務員の配置状況は見逃せないチェックポイントです。
